Politique de protection des renseignements personnels
1. Préambule
Chez La Cantine pour tous, nous accordons une grande importance à la protection de vos renseignements personnels. Cette politique explique clairement et simplement comment nous recueillons, utilisons, conservons et partageons vos informations lorsque vous utilisez notre site Web ou nos services. Notre objectif est de respecter les lois en vigueur, notamment la Loi 25, tout en étant transparents et responsables.
Cette politique s’applique à toutes les interactions avec notre site Web et à tous les services que nous offrons en ligne ou par d’autres moyens numériques. Nous nous engageons à vous protéger tout au long de votre expérience avec nous.
2. Définitions
Voici les termes que nous utilisons dans cette politique pour vous aider à bien comprendre comment nous protégeons vos renseignements personnels :
- Renseignement personnel : Toute information qui permet de vous identifier directement ou indirectement.
- Renseignement personnel sensible : Information personnelle qui, en raison de son caractère intime ou du contexte de son utilisation, nécessite une protection renforcée.
- Partenaire : Toute personne ou entreprise avec qui nous collaborons pour offrir nos services.
- Tiers : Toute entité externe à La Cantine pour tous, autre que nos utilisateurs et partenaires.
- Site : Le site web officiel de La Cantine pour tous, incluant ses sous-domaines.
- Consentement : Votre accord libre et éclairé pour l’utilisation de vos renseignements personnels. Il peut être tacite ou exprès selon la nature de l’information.
- Collecte : L’action de recueillir vos renseignements personnels, que ce soit directement ou par des moyens électroniques.
- Conservation : Le stockage sécurisé de vos renseignements personnels dans nos systèmes.
- Utilisation : Toute opération impliquant le traitement de vos renseignements personnels.
- Communication : Le partage de vos renseignements personnels avec des partenaires ou des tiers.
- Anonymisation : Le processus par lequel une information ne peut plus vous identifier, de manière irréversible.
- Destruction : La suppression complète et définitive de vos renseignements personnels de nos systèmes.
3. Objet et champ d’application
Cette politique vise à protéger les renseignements personnels de toutes les personnes avec lesquelles nous interagissons, que ce soit nos employés, utilisateurs de services, partenaires ou tiers. Elle s’applique à toutes les activités internes et externes de La Cantine pour tous, conformément aux lois en vigueur, notamment la Loi 25.
Cette politique concerne tous les membres du Conseil d’administration ainsi que l’ensemble des employés. Chaque employé doit en prendre connaissance et s’y conformer dès son entrée en fonction et lors de chaque mise à jour de celle-ci.
4. Personne responsable de la protection des renseignements personnels
La protection de vos renseignements personnels est supervisée par un Responsable désigné par la direction générale parmi les employés.
5. Information et transparence
Nous nous engageons à informer clairement nos utilisateurs sur la gestion de leurs renseignements personnels. Les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels sont disponibles sur notre site Web. Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels ou à cette politique en nous envoyant une demande écrite. Nous nous engageons à répondre dans les meilleurs délais possible.
6. Formation et suivi
Nous organisons régulièrement des formations pour notre personnel et nos administrateurs afin de garantir une compréhension adéquate de cette politique et de son application. De plus, nous effectuons un suivi constant pour nous assurer de la conformité avec cette politique, à travers des rapports et des réunions périodiques.
7. Collecte des renseignements personnels
7.1 Obtention du consentement
Votre consentement est requis avant que nous collections, utilisions ou partagions vos renseignements personnels. Nous nous engageons à recueillir un consentement spécifique, libre et éclairé, en utilisant une approche inclusive.
7.1.1 Consentement tacite
Dans certains cas, comme lors de la navigation sur notre site Web, nous recueillons votre consentement tacite pour collecter des renseignements non sensibles. Ce type de consentement est basé sur votre utilisation continue des services et ne s’applique pas aux renseignements personnels sensibles.
7.1.2 Consentement exprès
Pour toute collecte de renseignements sensibles, nous vous demanderons un consentement exprès, adapté aux spécificités des informations concernées.
7.2 Finalités de la collecte des renseignements personnels
Nous collectons vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :
- Fournir et personnaliser nos services ;
- Améliorer notre site Web et votre expérience utilisateur ;
- Offrir un meilleur service à la clientèle ;
- Gérer les transactions et paiements ;
- Communiquer avec nos utilisateurs et partenaires ;
- Élaborer des rapports d’évaluation et de suivi
- Autres besoins nécessaires au programme.
8. Conservation des renseignements personnels
8.1 Sécurité de la conservation
Nous sommes responsables de la sécurité des renseignements personnels que nous conservons, y compris ceux confiés à nos partenaires ou tiers. Nous utilisons les meilleures pratiques et technologies pour assurer une conservation sécurisée de vos données.
8.2 Accès aux renseignements personnels
Nous garantissons l’accès aux renseignements personnels pour les motifs prévus par la loi, dans des délais raisonnables et dans un format compréhensible. Nous pourrons, par exemple, fournir des renseignements personnels à un proche d’une personne décédée, à moins que cette personne ait explicitement refusé ce droit.
8.3 Anonymisation des renseignements personnels
Lorsque la conservation de vos renseignements personnels n’est plus nécessaire, nous nous engageons à les anonymiser de manière sécurisée, afin de protéger votre identité tout en permettant l’utilisation des données à des fins légitimes.
8.4 Sauvegarde de la base de données
Notre site internet effectue régulièrement une sauvegarde automatique de la base de données pour assurer la continuité des services et protéger vos données en cas d’incident technique.
9. L’utilisation des renseignements personnels
L’utilisation de vos renseignements personnels se fait uniquement pour des raisons légitimes et nécessaires, en accord avec les motifs pour lesquels ils ont été collectés. Toute utilisation est sécurisée et conforme à la loi. Votre consentement est toujours requis avant l’utilisation de vos renseignements personnels.
10. La communication des renseignements personnels
10.1 La communication des renseignements personnels à des partenaires
Avec votre consentement, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec nos partenaires. Ceux-ci sont tenus de respecter les lois québécoises et canadiennes en matière de protection des données. Les partenaires ne peuvent utiliser vos renseignements que pour les fins convenues et doivent garantir la protection de vos données.
10.2 La communication des renseignements personnels à des tiers
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers lorsque la loi l’exige ou le permet. Cela inclut les cas où des informations sont demandées à des fins d’études, de recherche ou de production de statistiques, sous réserve du respect des conditions légales.
11. Destruction, archivage et désindexation des renseignements personnels
Nous nous engageons à détruire vos renseignements personnels lorsque la finalité pour laquelle ils ont été collectés est atteinte. Toutefois, certains documents peuvent être archivés pour des raisons légales ou légitimes, dans le respect de la législation en vigueur.
Vous avez le droit de demander que certains renseignements personnels ne soient plus accessibles en ligne ou détruits, conformément à la loi. Nous nous engageons à respecter ces demandes dans les conditions prévues par la législation.
12. Mesures à prendre lors d’un risque ou un incident touchant les renseignements personnels
12.1 Nature du risque ou de l’incident
Un risque ou un incident peut survenir si vos renseignements personnels sont accédés, utilisés, communiqués ou perdus sans autorisation légale. Nous prenons ces situations très au sérieux et mettons en place des mesures pour minimiser les impacts.
12.2 Procédures mises en place lors d’un risque ou un incident
Nous avons mis en place une procédure rigoureuse pour évaluer et gérer les risques ou incidents impliquant vos renseignements personnels. Modalités de traitement des plaintes portant sur la protection des renseignements personnels
Si vous pensez que nous n’avons pas respecté nos obligations en matière de protection de vos renseignements personnels, vous pouvez soumettre une plainte au Responsable de la protection des renseignements personnels. Votre demande sera étudiée par les instances responsables, qui s’engagent à vous répondre dans les plus brefs délais. Si nécessaire, une rencontre pourra être organisée pour expliquer la décision prise.
13. Modification de la politique
Nous nous engageons à mettre à jour cette politique si la loi l’exige ou si le Conseil d’administration le juge nécessaire. Toute modification sera communiquée et ne portera pas atteinte aux standards de protection des renseignements personnels. Le préambule et les annexes font partie intégrante de cette politique. En cas de contradiction entre la politique et ses annexes, c’est la politique qui prévaut.
